24/10/2025
Når man planlægger vagter på tværs af medarbejdere, afdelinger og kunder, er der ét område, man aldrig må gå på kompromis med: arbejdstidsreglerne.
For virksomheder, vikarbureauer og kommuner er det afgørende at overholde både arbejdsmiljølovgivningen og EU’s arbejdstidsdirektiv – ikke bare for at undgå bøder, men for at beskytte medarbejdernes trivsel og sikre en retfærdig planlægning.
Men hvordan sikrer man i praksis, at alle regler bliver fulgt – især når der skal tages højde for forskellige medarbejdere, stillinger, aftaler og vagttyper? Det er her, et professionelt bookingsystem som VKSplan gør en stor forskel.
Hvorfor arbejdstidsregler er så vigtige
Arbejdstidsreglerne er til for at skabe balance mellem arbejde og hvile. De handler bl.a. om:
- Maksimal arbejdstid pr. uge
En medarbejder må i gennemsnit ikke arbejde mere end 48 timer pr. uge over en 4-måneders periode. - Hviletid mellem vagter
Der skal som udgangspunkt være mindst 11 sammenhængende timers hvile mellem to vagter. - Pause og fridage
Medarbejdere skal have ret til pauser i løbet af arbejdsdagen og mindst én ugentlig fridag - Natarbejde og overarbejde
Der gælder særlige regler for natarbejdere, herunder begrænsning af arbejdstid og krav om helbredsundersøgelse.
Udfordringerne ved manuel arbejdstidsstyring
Når arbejdstider planlægges manuelt, er risikoen for fejl høj. Især i virksomheder med mange skiftende medarbejdere, deltid, vikarer og weekendarbejde.
Typiske fejl kan være:
- Overlappende vagter
- Manglende hvilkeperioder
- For mange timer over tid
- Uens fordeling af vagter
- Manglende hensyn lokale aftaler eller overenskomster
Selv små fejl kan skabe frustration – både for planlæggeren og for medarbejderen, der føler sig uretfærdigt behandlet. Samtidig tager manuel planlægning ofte meget tid. Jo flere medarbejdere og regler, jo mere komplekst bliver det at holde styr på alt.
VKSplan sikrer compliance – automatisk
Med VKSplan bliver arbejdstidsstyring langt enklere og mere præcis. Systemet er udviklet til virksomheder og vikarbureauer, der har brug for fuld kontrol over vagtplanlægningen – uden at miste fleksibiliteten.
Her er nogle af de vigtigste funktioner, der sikrer korrekt overholdelse af arbejdstidsregler:
1. Automatisk tjek af arbejdstid og hviletid
Når du opretter en vagt i VKSplan, kontrollerer systemet automatisk, om vagten bryder hviletidsregler eller overskrider den maksimale arbejdstid. Hvis noget ikke stemmer, får du en tydelig advarsel, så du kan justere, før planen godkendes.
2. Overblik over medarbejdernes samlede timer
Med få klik kan du se, hvor mange timer en medarbejder har arbejdet i en given periode – både på tværs af kunder, afdelinger og uger. Det giver planlæggeren et klart overblik og reducerer risikoen for fejl.
3. Integration med løn og rapportering
Når arbejdstid registreres korrekt, bliver lønkørsel også mere præcis. VKSplan kan integreres med lønsystemer, så timer og tillæg overføres automatisk – uden manuelle indtastninger.
Bedre planlægning – gladere medarbejdere
Overholdelse af arbejdstidsregler handler ikke kun om compliance. Det handler også om trivsel og motivation. Når medarbejderne oplever, at deres arbejdstid er planlagt, fair og lovlig, stiger både tilfredsheden og produktiviteten.
Med VKSplan kan du nemt:
- Undgå overbelastning af enkelte medarbejdere
- Give et retfærdigt antal vagter og fridage
- Skabe gennemsigtighed i planlægningen
- Give medarbejdere adgang til deres vagtplan online
Resultatet er en mere balanceret hverdag – både for planlæggeren og for dem, der udfører arbejdet.
Et praktisk eksempel
Forestil dig et vikarbureau, der har 50 medarbejdere fordelt på flere kunder. Hver kunde har forskellige behov, og nogle vagter ligger om natten, mens andre ligger om dagen.
I et manuelt system kan det hurtigt blive uoverskueligt at tjekke hviletid og timer på tværs af alle kunder. Med VKSplan får bureauet automatisk besked, hvis en medarbejder er planlagt til to vagter med for kort mellemrum – eller hvis den ugentlige arbejdstid overskrides, og vores system giver generelt et langt større overblik der sparer tid og minimerer fejl.
Planlæggeren kan dermed rette fejlen med det samme, i stedet for at opdage den bagefter, når løn eller rapporter skal tjekkes. Det sparer både tid og potentielle problemer.
Compliance som konkurrencefordel
Mange ser compliance som en byrde. Men faktisk kan korrekt arbejdstidsstyring være en konkurrencefordel. Virksomheder, der kan dokumentere ordnede forhold, står stærkere over for både kunder og medarbejdere.
Når du kan garantere, at alle vagter planlægges i overensstemmelse med gældende regler, signalerer du professionalisme, ansvarlighed og kvalitet. Det styrker dit brand – og gør det lettere at tiltrække både dygtige medarbejdere og loyale kunder.
Konklusion: Gør arbejdstidsregler til en styrke
At overholde arbejdstidsregler er ikke kun et juridisk krav – det er en investering i et sundt og effektivt arbejdsmiljø. Med VKSplan bliver det enkelt at holde styr på timer, hviletid og regler – helt automatisk.
Du får et system, der forhindrer fejl, øger overblikket, og frigør tid, så du kan fokusere på det, der virkelig skaber værdi: drift, kvalitet og tilfredse medarbejdere.