Spar tid med automatisering i dit vikarbureau

Som indehaver eller administrator i et vikarbureau – eller et firma der sender folk ud på opgaver, ved du, at der er mange administrative opgaver i spil – fra planlægning og vagtfordeling til kontrakter og løn.

Hver eneste time brugt på manuelt arbejde og dobbelttjek er tid, der i stedet kunne bruges på at udvikle forretningen og pleje relationer til kunder og dine medarbejdere.

Med automatisering sparer du tid og arbejdet bliver langt mere effektivt. Og i hjertet af det, ligger et moderne bookingsystem som eksempelvis VKSplan, der kan spare dig for mange timers manuelt arbejde – hver eneste dag.

Lad os se på, hvordan automatisering og et professionelt bookingsystem kan hjælpe dit vikarbureau eller din bemandingsvirksomhed.

Automatisering giver ro og overblik

Når du automatiserer processer, reducerer du risikoen for fejl og forsinkelser. I stedet for at håndtere planlægning og kommunikation manuelt, bliver mange opgaver klaret i systemet.

Med VKSplan kan du eksempelvis:

• Holde dine medarbejdere orienteret om nye vagter – når dine kunder bestiller vagter via vores smarte og lettilgængelige bestillingsmodul.
• Få styr på kommende indtægter og udgifter – efterhånden som vagter bestilles og bookes kan du følge med og se dit indtjeningsgrundlag.
• Holde dine kunder orienteret om vagter – enten via email og sms – eller via bestillingsmodulet – eller begge dele…
• Holde dine medarbejdere orienteret om vagter – så de aldrig er i tvivl om jeres aftaler.
• Automatisk sende påmindelser om kommende vagter, hvilket reducerer udeblivelser.
• Generere løn- og faktureringsgrundlag automatisk, så du slipper for at taste timer ind flere steder.

Alt dette frigør tid og mindsker stress i dagligdagen – og det minimere samtidig sandsynligheden for fejl.

VKSplan som omdrejningspunkt for effektivisering

Det primære fokus i eksempelvis et vikarbureau er, at få de rigtige medarbejdere ud til de rigtige opgaver. Her kommer VKSplan ind i billedet som en komplet løsning til at styre hele bookingprocessen.

Med VKSplan får du blandt andet:

• Match via kompetencestyring mellem ledige medarbejdere og ledige vagter ud fra kvalifikationer og tilgængelighed.
• En intuitiv app med en vagtbørs, der gør det let for medarbejdere at melde sig til vagter, indberette timer m.v.
• Godkendelse af vagter inden de faktureres eller sendes til løn.

Det betyder, at du slipper for telefonopkald frem og tilbage og undgår dobbeltbookinger.

Spar tid på administration og godkendelser

En anden stor fordel ved VKSplans bookingsystem er, at godkendelser og timesedler er integreret i systemet.

I stedet for at indsamle papir- eller Excel-sedler får du:

• Digital tidsregistrering, der automatisk sendes til godkendelse.
• Opbygning af relationer til kunder og medarbejdere.
• Kvalitetssikring og forbedring af jeres ydelser.

Du behøver ikke at bruge tid på manuelle, gentagne opgaver. I stedet kan du lade systemet klare det.

Flere fordele ved automatisering

Selvom VKSplan er i centrum, kan du også drage nytte af andre typer automatisering.

Eksempler på muligheder:

• E-mail-, app- og SMS-automation, der sender information til medarbejdere om ledige vagter eller ændringer.
• Rapporter og statistik, der altid er tilgængelig, så du har et opdateret indblik i din forretning.
• Integrationer med regnskabsprogrammer, så data om timer og løn flyder direkte ind i bogføringen.

Klar til at spare tid?

VKSplans bookingsystem er udviklet specifikt til vikarbureauer og virksomheder med løst tilknyttede medarbejdere, og bygger på mange års erfaring i branchen. Med et moderne og brugervenligt system kan du nemt digitalisere dine processer, reducere fejl og frigøre ressourcer i hverdagen.

Vil du høre mere om, hvordan VKSplan kan hjælpe din virksomhed med at spare tid og penge?

Læs mere om vores løsninger eller kontakt os i dag – vi sidder klar til at hjælpe dig med at få mere tid til det, der betyder mest.