06/05/2025
At finde det bedste bookingsystem til sin virksomhed eller vikarbureau, kan være en større udfordring. Der er et større udbud af software på markedet og alle har sine fordele og begrænsninger. I dette indlæg dykker vi ned i de 10 krav som I bør have til jeres nye bookingsystem, så I opnår størst mulig succes med jeres valg.
1. Systemet skal kunne vokse med virksomheden
Måske har du startet et helt nyt vikarbureau med få kunder og få vikarer. Ambitionen er at virksomheden skal vokse, og derfor er det naturligvis vigtigt at bookingsystemet kan vokse med udviklingen.
2. Løbende udvikling
Bookingsystemet skal ikke bare virke nu, men også på lang sigt og derfor er det vigtigt at systemet er under løbende udvikling. Over tid vil krav og behov med stor sandsynlighed ændre sig, så det er vigtigt at vælge et bookingsystem der følger med tiden.
3. Hurtig support
Måske er du i tvivl om hvordan man overfører lønfiler eller sender fakturabilag – eller måske har du spottet en fejl i softwaren. Uanset hvad skal du kunne få support når du har behov for det, og ikke 3 dage senere.
Her kan det også være en klar fordel at vælge et bookingsystem der er udviklet i Danmark, så support og kommunikation foregår ubesværet.
4. Det skal være rigt på features
Det nye bookingsystem skal være rigt på features. Måske er behovene ikke så store til en start, men forhåbentlig vokser jeres virksomhed sig større og det kan give nye behov på sigt.
Tag et kig på jeres virksomhed nu og overvej hvor I gerne vil være om 5 år, og vælg bookingsystem ud fra det. Det er langt bedre at vælge et større system til en start, end at skulle skifte til et andet, når der er fuld fart på væksten.
5. Brugervenlighed
Brugervenlighed er helt afgørende for om bookingsystemet bliver en succes i jeres virksomhed. I skal nemt og effektivt kunne navigere rundt og udføre opgaver uden frustration.
I VKSplan er netop brugervenlighed i højsædet, og der bliver løbende opdateret funktioner og måder at gøre tingene på, så det bliver lettere at udføre arbejdet.
Et bookingsystem består som regel af flere moduler, typisk et modul til hver brugergruppe.
Vikarer/medarbejdere: her er der mange brugere, typisk med lav interesse for IT. Her er det meget vigtigt med god brugervenlighed.
Kunder/vagtbestillere: også mange brugere. Her fungerer dit IT-system også som et vindue ind i jeres forretning – det skal se professionelt ud.
Bookere/administration: her er brugere der anvender IT-systemet hver dag. Her skal der lægges vægt på hurtige arbejdsgange og godt overblik over forretningen.
6. App til medarbejdere og vikarer
Det er ikke nok med et solidt modul til bestillere og vagtplanlæggere. Der skal også være en hurtig og intuitiv app til medarbejdere og vikarer, hvor de med det samme kan få et overblik over vagter, modtage beskeder fra kontoret, følge med i deres indtjening mv.
7. Driftstabilitet og datasikkerhed
Driftsstabilitet og datasikkerhed er afgørende for ethvert IT-system, da det sikrer kontinuitet og beskyttelse i virksomhedens arbejde – og for virksomhedens medarbejdere og vikarer.
Som et eksempel driftes VKSplan i et PCI- og DS-certificeret dansk hostingcenter, som er synonym med høj driftsstabilitet, og forbindelser til systemet er krypteret og driftsystemet bliver opdateret løbende.
8. Integrationer
Det nye bookingsystem skal kunne integreres med økonomisystemer som eksempelvis e-conomic og Dinero. Det gør det langt lettere at arbejde med fakturering og regnskab.
9. Løn og statistik
Lønfiler skal nemt kunne overføres til tjenester som Danløn og Salary. Det kan man blandt andet med VKSplan, og man kan endvidere lægge gældende overenskomster ind, så man sikrer at lønnen altid er den rigtige.
Derudover er det vigtigt at kunne trække relevante statistikker og rapporter til Excel m.v.
10. Filtrering
Hvis der er mange vikarer eller medarbejdere tilknyttet jeres virksomhed, så er det en stor fordel at kunne filtrere medarbejdere efter kompetencer m.v., så man kan matche de rette personer til de rette opgaver.
Konklusion
Der er mange ting at holde styr på når man arbejder med vikarer og mandskab, og derfor er det en absolut nødvendighed, at have et godt og brugervenligt bookingsystem.
Man skal nemt og hurtigt kunne danne sig et overblik over kunder, mandskab og vagter, så arbejdet forløber så problemfrit som muligt.