05/05/2025
Et vikarbureau kan være en både meningsfuld og indbringende forretning, hvis det drives rigtigt. Behovet for fleksibel arbejdskraft vokser i mange brancher, og det skaber et marked for dygtige vikarbureauer, der kan matche virksomheder med kvalificerede vikarer. I dette blogindlæg får du en trin-for-trin guide til, hvordan du starter dit eget vikarbureau – fra idé til drift.
Hvad er et vikarbureau?
Et vikarbureau fungerer som mellemled mellem virksomheder, der har brug for midlertidig arbejdskraft, og arbejdstagere, der søger fleksible jobmuligheder. Bureauet laver aftaler med vikarer og udlejer dem til virksomheder, typisk på timebasis eller i kortere perioder. Det er en model, der kræver god koordinering, effektiv administration og ikke mindst evnen til at opbygge tillid både hos kunder og vikarer.
1. Undersøg markedet og find din niche
Før du investerer tid og penge i at starte dit vikarbureau, er det vigtigt at undersøge markedet:
- Hvilke brancher efterspørger vikarer? (fx sundhed, byggeri, rengøring, lager, undervisning)
- Hvilke konkurrenter findes allerede i dit område?
- Hvor kan du skille dig ud? Fx med høj kvalitet, hurtig levering, specialviden eller digital service.
At vælge en niche kan gøre det nemmere at positionere sig og tiltrække både vikarer og kunder. Eksempler på nicher kan være “vikarer til ældreplejen”, “vagtplanlægning for lagerarbejdere” eller “lærervikarer til grundskoler”.
2. Lav en forretningsplan
En god forretningsplan er fundamentet for din virksomhed. Her bør du beskrive:
- Din målgruppe (virksomheder og vikarer)
- Dit serviceniveau og hvad der gør dig unik
- Hvordan du vil finde og tiltrække vikarer
- Hvordan du vil finde kunder
- Dine opstarts- og driftsomkostninger
- Forventet omsætning og indtjening
En forretningsplan hjælper dig også, hvis du har brug for finansiering fra banken eller investorer.
3. Registrer virksomheden
Når din plan er klar, skal du registrere din virksomhed. I Danmark skal du:
- Registrere din virksomhed hos Virk.dk.
- Vælge virksomhedsform – mange starter som enkeltmandsvirksomhed eller ApS.
- Få et CVR-nummer.
- Registrere dig for moms, hvis din omsætning overstiger 50.000 kr./år.
Hvis du har ansatte (vikarer), skal du også registreres som arbejdsgiver hos SKAT.
4. Overhold lovgivningen
Et vikarbureau har ansvar over for både medarbejdere og kunder. Derfor skal du sætte dig ind i:
- Arbejdsmarkedslovgivning: Vikarer har ret til ferie, løn under sygdom, arbejdsmiljø, mv.
- Overenskomster: Mange brancher har overenskomster, du skal følge.
- GDPR: Du håndterer persondata på både kunder og vikarer – sørg for korrekt databehandling.
Forsikringer: Du skal som minimum have arbejdsskadeforsikring, ansvarsforsikring og evt. erhvervsforsikring.
Det kan være en fordel at tale med en advokat eller revisor, så du kommer godt fra start.
5. Find og rekruttér vikarer
Din virksomhed er intet uden dygtige vikarer. Tænk over:
- Hvor og hvordan vil du rekruttere? (fx jobportaler, sociale medier, netværk)
- Hvilke krav stiller du til dine vikarer? (uddannelse, erfaring, fleksibilitet)
- Hvordan onboarder du dem? (kontrakter, introduktion, arbejdsmiljø, etc.)
Mange vikarbureauer benytter eksempelvis digitale løsninger til at holde styr på tilgængelige vikarer, deres kompetencer og deres arbejdstimer.
Læs blandt andet indlægget her, hvor vi sætter fokus på hvordan man skaffer nye vikarer.
6. Sælg dine ydelser til virksomheder
At få de første kunder er ofte den største udfordring. Her er nogle idéer:
- Lav en simpel hjemmeside, der forklarer din service.
- Brug netværk og LinkedIn aktivt.
- Opsøg virksomheder direkte – fx lager- og logistikfirmaer, plejehjem, skoler eller entreprenørvirksomheder.
- Tilbyd en introduktionsperiode eller en rabat for de første opgaver.
Husk at fokusere på den værdi, du skaber: fleksibilitet, mindre administration, hurtig adgang til arbejdskraft.
7. Brug et godt bookingsystem
Når først du får gang i forretningen, har du brug for et professionelt bookingsystem, der gør det hele overskueligt:
- Vagtplanlægning og booking
- Tilmelding og kommunikation med vikarer
- Vagtbestillinger fra dine kunder
- Fakturering og lønkørsel
- Time- og opgavestyring
Et godt bookingsystem sparer dig tid og giver overblik. Nogle systemer – såsom VKSplan, er specialudviklet til vikarbureauer og gør det muligt at håndtere flere kunder og vikarer effektivt.
8. Skab tillid og god service
Et vikarbureau lever af relationer. Sørg for at både kunder og vikarer føler sig trygge:
- Vær tilgængelig og hurtig i din kommunikation.
- Følg op efter opgaver – både med kunden og vikaren.
- Sørg for at vikarerne får korrekt og rettidig løn.
- Lyt til feedback og justér din service løbende.
Det er din service, der gør forskellen – især i en branche med mange konkurrenter.
9. Skaler og vækst
Når du har styr på den daglige drift, kan du begynde at tænke i vækst:
- Udvid geografisk til nye byer.
- Tilbyd vikarer i flere brancher.
- Ansæt faste medarbejdere til drift og rekruttering.
- Brug digitale platforme til at automatisere flere processer.
Du kan også samarbejde med kommuner, skoler eller større virksomheder, som har et kontinuerligt behov for vikarer.
Konklusion
Det kræver planlægning, struktur og menneskelig forståelse at starte et vikarbureau. Men med den rette tilgang kan det være en sund og bæredygtig forretning, hvor du skaber værdi for både virksomheder og mennesker, der søger fleksibelt arbejde.
Start med at finde din niche, byg relationer op, og brug de rette værktøjer – så er du godt på vej.
Vil du have hjælp til at digitalisere din vikaradministration og finde det rette bookingsystem? Kontakt os i dag og få en gratis og uforpligtende demo på vores løsning.