Sådan får du glade og tilfredse vikarer

At tiltrække nye vikarer er én ting – at holde på dem er en helt anden. Fastholdelse handler i høj grad om, hvordan du behandler dine vikarer, hvordan du kommunikerer med dem, og hvilke rammer du giver dem at arbejde under.

Hos mange vikarbureauer er der desværre stadig en tendens til at se vikarer som midlertidig arbejdskraft, der er til for at “lukke huller”. Men virkeligheden er, at glade og tilfredse vikarer er den bedste investering, du kan lave i din forretning. Jo bedre du behandler dine vikarer, jo større sandsynlighed er der for, at de bliver – og anbefaler dig til andre.

Her får du konkrete råd til, hvordan du skaber en god og attraktiv oplevelse for dine vikarer.

Giv en god og personlig onboarding

Førstehåndsindtrykket betyder alt. Hvis dine vikarer bliver mødt med klar information, imødekommende kontakt og en tryg opstart, er chancen for et langt samarbejde meget større.

Gode onboarding-vaner inkluderer:

• En personlig velkomst, gerne med en samtale eller opkald.
• Klare informationer om arbejdsopgaver, forventninger og vagtstruktur.
• Hjælp til praktiske ting som arbejdstøj, adgangskort, transport m.v.
• En kontaktperson de altid kan ringe eller skrive til.

Kommunikér klart og ofte

Mange vikarer føler sig “på afstand” af bureauet – især hvis kontakten er sparsom eller uforudsigelig. Derfor er regelmæssig, klar og respektfuld kommunikation altafgørende.

Sådan styrker du relationen gennem kommunikation:

• Send ugentlige eller månedlige opdateringer om nye vagter eller ændringer.
• Følg op efter første vagt og spørg hvordan det gik gik.
• Vær hurtig til at svare, når vikarer skriver eller ringer.
• Brug SMS eller en app, så kommunikationen er enkel og tilgængelig.

Gør det nemt at være vikar

Jo lettere det er for dine vikarer at tage vagter, ændre tilgængelighed og følge med i deres plan, jo mere tilfredse bliver de. Her kan digitale værktøjer som bookingsystemet VKSplan gøre en kæmpe forskel.

Et godt bookingsystem giver mulighed for: 

• At vikarerne selv vælger vagter via en app.
• At se kommende vagter og vagtplan i realtid.
• At få påmindelser, så de aldrig glemmer en vagt.
• At opdatere deres profil, kompetencer og ønsker nemt.

Anerkend og beløn indsats

Mange vikarer føler sig usynlige. De møder op, løser opgaven og går hjem – men får sjældent feedback eller anerkendelse. En lille gestus kan betyde utrolig meget for motivation og loyalitet.

Måder at anerkende vikarerne på:

• Sig tak – gerne personligt eller via besked efter en god indsats.
• Uddel “månedens vikar” – og del det på sociale medier.
• Fejr jubilæer eller “milepæle” (fx 50 eller 100 vagter).
• Tilbyd små bonusser eller gavekort efter en længere periode.

Spørg til deres trivsel – og lyt!

Vil du vide, hvad der skal til for at gøre dine vikarer glade? Spørg dem! Mange bureauer glemmer at hente feedback fra deres egne folk, selvom det er den mest direkte vej til forbedring.

Sådan kan du arbejde med feedback: 

• Send korte spørgeskemaer efter onboarding eller efter en række vagter.
• Lav en årlig tilfredshedsundersøgelse.
• Inviter til feedback-møder, fx online eller i grupper.
• Vis at du handler på tilbagemeldinger – og fortæl hvordan.

Tilbyd udviklingsmuligheder

Selvom mange vikarer søger fleksibilitet, betyder det ikke, at de ikke har ambitioner. Ved at tilbyde udvikling og opkvalificering viser du, at du tror på dem – og det skaber loyalitet.

Eksempler på udvikling:

• Hjælp med at finde længere vikariater eller faste stillinger.
• Tilbyd adgang til kurser – fx førstehjælp, ergonomi eller kommunikation.
• Samarbejd med uddannelsesinstitutioner om praktik eller andet.

Skab fællesskab og tilhørsforhold

En af de største udfordringer for mange vikarer er følelsen af at være “alene”. De tilhører hverken arbejdspladsen eller bureauet helt – og det kan føre til lav motivation og hurtig udskiftning.

Sådan skaber du fællesskab:

• Lav sociale arrangementer – fx en sommergrillfest, fredagsbar eller julefrokost.
• Brug Facebook-grupper eller interne netværk til erfaringsudveksling.
• Del vikarernes historier og succeshistorier på dine kanaler.
• Sørg for at inkludere vikarerne i bureauets kommunikation og identitet.

Betal til tiden og vær fair

Sidst, men ikke mindst: Intet skaber mere utilfredshed end løn, der er forsinket, forkert eller uklart. Vikarer forventer fair vilkår – og rettidig betaling er en grundsten.

Vær skarp på:

• Præcis og forståelig lønudbetaling.
• Let adgang til lønsedler og dokumentation.
• Overblik over timer og arbejdstid – gerne digitalt.
• Klarhed omkring tillæg, feriepenge og skatteforhold.

Afrunding: Glade vikarer er loyale vikarer

Hvis du ønsker at fastholde dine vikarer og bygge en stabil og pålidelig medarbejderbase, handler det om mere end vagter og løn. Det handler om respekt, kommunikation, anerkendelse og tryghed.

Når du prioriterer vikarernes trivsel, får du ikke bare gladere medarbejdere – du får også færre afbud, højere kvalitet i opgaveløsningen og et stærkere ry som vikarbureau. Det betaler sig i længden – både menneskeligt og forretningsmæssigt, og så har det den yderligere fordel, at det vil være nemmere at tiltrække nye vikarer.

Med et system som VKSplan kan du gøre det endnu nemmere at skabe struktur, overblik og nærvær i dine vikaraftaler. Og det er et vigtigt skridt på vejen mod glade og tilfredse vikarer. Se alle de features som VKSplan indeholder, og som gør arbejdsdagen nemmere.